1. Działem Eksploatacji i Organizacji kieruje kierownik działu, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
2. Dział Eksploatacji i Organizacji realizuje zadania w zakresie:

  • organizacji pracy Zakładu oraz realizacji potrzeb gospodarczych Zakładu,
  • inwentaryzacji majątkowych Zakładu,
  • koordynowania zadań w zakresie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem;
  • organizowania i gospodarowania zasobem w granicach zwykłego zarządu, a zwłaszcza organizowania i sprawowania zarządu nieruchomością wspólną do czasu określenia przez właścicieli lub sąd sposobu zarządu tą nieruchomością wspólną;
  • regulacji stanów prawnych nieruchomości niebędących własnością m.st. Warszawy,
    a zarządzanych przez ZGN oraz nadzoru nad prowadzonymi postępowaniami sądowymi
    w tym zakresie;
  • zarządzania lokalami użytkowymi oraz dzierżawą nieruchomości;
  • prowadzenia polityki personalnej oraz rozwoju zawodowego pracowników,
  • prowadzenia naliczeń wynagrodzeń pracowników oraz innych świadczeń wynikających
    z zatrudnienia,
  • prowadzenia spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż.,
  • ochrony danych osobowych przetwarzanych w Zakładzie,
  • nadzoru nad zapewnieniem ciągłości pracy w systemach informatycznych,
  • organizacji i prowadzenia zakładowej składnicy akt.

3. Do zadań Działu Eksploatacji i Organizacji należy w szczególności:

  • w zakresie organizacji, informatyzacji, ochrony danych osobowych oraz archiwizacji:
  1. opracowywanie projektów zarządzeń, pism ogólnych, regulaminów, instrukcji;
  2. prowadzenie rejestru wewnętrznych aktów normatywnych, upoważnień
    i pełnomocnictw;
  3. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i interpelacji;
  4. obsługa sekretariatu i kancelarii, w tym prowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
  5. przygotowywanie pism i wysyłanie korespondencji Dyrektora,
  6. realizacja zatwierdzonych zamówień i rozliczanie dokonanych zakupów na potrzeby Zakładu;
  7. przygotowanie harmonogramu okresowych inwentaryzacji majątkowych Zakładu oraz uczestniczenie w inwentaryzacji i prowadzenie ksiąg inwentarzowych (w tym elektronicznych ksiąg inwentarzowych w systemie inwentaryzacji składników majątku trwałego);
  8. prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych, a w szczególności przygotowywanie upoważnień w zakresie administrowania i przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenie rejestru udostępniania danych osobowych podmiotom zewnętrznym;
  9. nadzór nad właściwą obsługą informatyczną Zakładu;
  10. prowadzenie wraz z bieżącą aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej Zakładu;
  11. nadzór nad bieżącym aktualizowaniem informacji na stronie internetowej Zakładu;
  12. nadzór nad utrzymaniem czystości na terenie siedziby Zakładu;
  13. nadzór nad prawidłowym utrzymaniem bezpieczeństwa siedziby Zakładu wspomaganego przez elektroniczny system alarmowy i monitoringu oraz system kontroli dostępu;
  14. koordynowanie zadań w zakresie kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem oraz współpraca w tym zakresie z komórkami Urzędu Dzielnicy oraz Urzędu m.st. Warszawy;
  15. organizacja i prowadzenie zakładowej składnicy akt oraz nadzór na prawidłowym jej funkcjonowaniem;
  16. archiwizacja dokumentów za pomocą elektronicznego systemu archiwizacyjnego;
  • w zakresie eksploatacji i zarządzania lokalami użytkowymi oraz dzierżawami:
  1. prowadzenie inwentaryzacji gruntów, na których znajdują się budynki administrowane przez Zakład;
  2. organizowanie i gospodarowanie zasobem w granicach zwykłego zarządu, a zwłaszcza organizowanie i sprawowanie zarządu nieruchomością wspólną do czasu określenia przez właścicieli lub sąd sposobu zarządu tą nieruchomością wspólną;
  3. podejmowanie działań mających na celu regulację stanów prawnych nieruchomości niebędących własnością m.st. Warszawy, a zarządzanych przez ZGN oraz nadzór nad prowadzonymi postępowaniami sądowymi w tym zakresie;
  4. prowadzenie ewidencji budynków, budowli, lokali użytkowych i mieszkalnych, terenów posesji, gruntów i urządzeń;
  5. współpraca z dostawcami mediów, a także usługodawcami w zakresie prowadzonych rozliczeń;
  6. przygotowywanie danych do umów z kontrahentami dostarczającymi media
    i usługodawcami;
  7. opracowywanie wstępnej dokumentacji przetargowej w zakresie wywozu nieczystości, pielęgnacji zieleni oraz innych usług i dostaw leżących w zakresie działania działu;
  8. współpraca z komórkami organizacyjnymi Zakładu w zakresie kontroli terminowości, jakości i prawidłowości świadczonych na rzecz Zakładu dostaw (dostarczania wody
    i odprowadzania ścieków, dostarczania energii elektrycznej, dostarczania gazu
    i innych mediów) i usług (wywozu nieczystości płynnych i stałych, wywozu gabarytów, pielęgnacji zieleni, sprzątania itp.);
  9. dokonywanie uzgodnień i prowadzenie korespondencji z kontrahentami w zakresie świadczonych usług;
  10. prowadzenie rozliczeń świadczonych usług przy współpracy z komórkami organizacyjnymi Zakładu;
  11. obsługa Systemu Zarządzania Energią w zakresie lokali użytkowych oraz współpraca w tym zakresie z komórkami Urzędu m.st. Warszawy;
  12. obsługa systemu ubezpieczeń w ramach Warszawskiego Programu Ubezpieczeń
    w zakresie składników majątku siedziby Zakładu;
  13. udział w protokolarnym przejmowaniu lub przekazywaniu nieruchomości, w tym współpraca z właścicielami nieruchomości będących w zarządzie Zakładu,
  14. prowadzenie ewidencji najmu lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych
    i dzierżawy gruntu;
  15. przygotowywanie materiałów do ogłoszeń́ o przetargach, konkursach ofert na najem lokali użytkowych i garaży,
  16. przygotowywanie materiałów i dokumentów w zakresie najmu lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych oraz przedkładanie do rozstrzygnięcia Zarządowi Dzielnicy;
  17. przygotowywanie projektów Uchwał Zarządu Dzielnicy i przedkładanie ich do rozstrzygnięcia na posiedzeniu Zarządu Dzielnicy;
  18. przygotowywanie dokumentacji do zawarcia lub rozwiązania umów o najem lokali użytkowych, powierzchni reklamowych, garaży oraz dzierżaw gruntu,
    w tym także postępowań przetargowych, konkursowych i negocjacji związanych
    z wyłonieniem najemcy lub dzierżawcy, a także przygotowywaniem dokumentów do umów użyczenia;
  19. prowadzenie działań windykacyjnych w zakresie bezpośredniego kontaktu
    z najemcami lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych i dzierżawców
    w przypadku stwierdzenia zwłoki w opłatach w przedziale od jednego do dwóch okresów rozliczeniowych;
  20. udział w protokolarnym przejmowaniu lub przekazywaniu nieruchomości, lokali użytkowych, powierzchni reklamowych, garaży i dzierżawy gruntu;
  21. prowadzenie sprawozdawczości w zakresie lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych i dzierżawy gruntu;
  22. prowadzenie kontroli prawidłowości użytkowania lokali, garaży i terenów oraz realizacji zawartych umów najmu i dzierżawy, w tym ustaleniem koniecznych napraw obciążających wynajmującego lub najemcę;
  • w zakresie prowadzenia polityki personalnej oraz rozwoju zawodowego pracowników:
  1. prowadzenie spraw płacowych, kadrowych i socjalnych;
  2. naliczanie wynagrodzeń osobowych i bezosobowych oraz innych świadczeń związanych ze stosunkami pracy pracowników Zakładu oraz Zleceniobiorców;
  3. prowadzenie spraw wynikających z Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym ustalenie wysokości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz naliczanie świadczeń socjalnych, obsługa komisji socjalnej oraz przygotowywanie dokumentów niezbędnych do wypłaty świadczeń;
  4. rozliczanie czasu pracy pracowników za pomocą systemu informatycznego;
  5. przygotowywanie i realizacja szkoleń oraz rozwoju zawodowego pracowników;
  6. prowadzenie postępowań rekrutacyjnych w Zakładzie;
  7. współpraca z urzędem pracy i innymi instytucjami w zakresie doboru kadr
    i warunków zatrudniania w świetle przepisów prawa pracy i przepisów szczególnych, na niektórych stanowiskach pracy;
  8. współpraca z urzędami skarbowymi oraz ZUS w zakresie prowadzonych rozliczeń;
  9. współpraca z GUS, PFRON i innymi urzędami w ramach prowadzonej sprawozdawczości;
  10. przygotowywanie dokumentów do zawierania umów cywilno-prawnych (zlecenia,
    o dzieło);
  11. prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych (zlecenia i o dzieło oraz inne związane
    z obsługa kadrową), w tym w elektronicznym Centralnym Rejestrze Umów Urzędu m.st. Warszawy;
  12. rozliczanie umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami zgodnie z Procedurą wprowadzoną Zarządzeniem Prezydenta m. st. Warszawy oraz współpraca w tym zakresie z komórkami Urzędu m.st. Warszawy;
  13. prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Zakładzie,
    w tym spraw związanych z wypadkami przy pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz współpraca z organami i instytucjami w zakresie BHP i ppoż.;
  14. nadzór nad prawidłowym realizowaniem zadań w zakresie bhp przez uprawnione osoby świadczące usługi w Zakładzie;
  15. prowadzenie gospodarki odzieżą roboczą, ochronną i sprzętem ochrony osobistej pracowników Zakładu;
  16. udział w przygotowaniu projektu planu finansowego w zakresie zatrudnienia
    i wynagrodzenia, sukcesywne nadzorowanie zaangażowania planu wydatków oraz przygotowywanie odpowiednich sprawozdań.
{ filter: grayscale(100%); -moz-filter: grayscale(100%); -webkit-filter: grayscale(100%); filter: gray; /* IE6-9 */ }